Μάθετε για τις κορυφαίες προκλήσεις στο θέμα της συμμόρφωσης του GDPR και τις λύσεις τους. Καθώς τα πρόστιμα και οι ποινές του GDPR αυξάνονται, οι οργανισμοί πρέπει να δώσουν προτεραιότητα στη συμμόρφωση για να αποφύγουν οικονομικές ζημιές και ζημιές στη φήμη τους.
Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Δεδομένων (GDPR) παίζει έναν πολύ σημαντικό ρόλο. Συγκεκριμένα, αφορά τους τομείς της ασφάλειας, της ιδιωτικής ζωής και της προστασίας δεδομένων για επιχειρήσεις και επαγγελματίες πληροφορικής στην Ευρώπη. Επίσης εφαρμόζεται και σε άλλες χώρες όπου διεξάγονται συναλλαγές με την Ευρωπαϊκή Ένωση και την οικονομική Ευρωζώνη.
Η δραστηριότητα της συμμόρφωσης με τον GDPR — ανεξάρτητα από την τοποθεσία ενός οργανισμού που συναλλάσσεται με την ΕΕ — είναι πολύ σημαντική. Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν πραγματοποιούν τη δραστηριότητα εκείνη.
Προκλήσεις συμμόρφωσης του GDPR – Πως να αποφύγετε τους «μπελάδες».
Οι ακόλουθες προκλήσεις και τα διορθωτικά μέτρα έχουν βάση, βασικές απαιτήσεις του GDPR. Επίσης, έχουν βάση και σε σωστές πρακτικές διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνου και συμμόρφωσης. Οι οργανισμοί πρέπει να εργαστούν για να ξεπεράσουν αυτές τις προκλήσεις, καθώς υπάρχουν σημαντικές οικονομικές κυρώσεις για τη μη συμμόρφωση με τον GDPR.
Προσδιορίστε τι δεδομένα συλλέγετε.
Προσδιορίστε εάν ο οργανισμός σας συλλέγει, αποθηκεύει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα από οποιοδήποτε άτομο ή οργανισμό που εδρεύει στην ΕΕ ή τον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο (ΕΟΧ). Εξάλλου, o GDPR είναι πιθανό να μην ισχύει εάν δεν υπάρχει σε εφαρμογή τέτοια δραστηριότητα.
Κατανοήστε γιατί συλλέγετε εκείνα τα δεδομένα.
Προσδιορίστε το νομικό σκοπό της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων. Το άρθρο 6 του GDPR επισημαίνει τα ακόλουθα ως νομικούς λόγους:
- Εξασφάλιση της συγκατάθεσης του ατόμου του οποίου τα προσωπικά δεδομένα πρόκειται να υποβληθούν σε επεξεργασία.
- Εκπλήρωση απαιτήσεων που καθορίζονται σε νομική σύμβαση.
- Συμμόρφωση με τις νομικές εντολές του εκτελούντος την επεξεργασία δεδομένων.
- Προστασία των ζωτικών συμφερόντων του ατόμου του οποίου τα προσωπικά δεδομένα πρόκειται να υποβληθούν σε επεξεργασία.
- Άσκηση δραστηριότητας προς το δημόσιο συμφέρον ενός επίσημου μέρους.
- Υποστήριξη των επιθυμιών ενός εκτελούντος την επεξεργασία δεδομένων, εκτός εάν παραβιάζονται από τα συμφέροντα και τα δικαιώματα του υποκειμένου — για παράδειγμα, εάν εμπλέκονται παιδιά.
Προκλήσεις συμμόρφωσης του GDPR – Ενημερώστε σωστά τους κατόχους των δεδομένων.
Λάβετε τη βεβαίωση ότι τα άτομα έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα και ότι κατανοούν τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων τους.
Προστατέψτε τα δεδομένα.
Βεβαιωθείτε ότι τα προσωπικά δεδομένα είναι κρυμμένα από φορείς που δεν πρέπει να έχουν εξουσιοδότηση. Συγκεκριμένα, χρησιμοποιείστε ψευδωνυμοποίηση για να κρύψετε ή να καλύψετε δεδομένα από μη εγκεκριμένα άτομα.
Μεταφέρετε τα δεδομένα με ασφάλεια.
Φροντίστε για την ασφαλή μεταφορά των δεδομένων από τη μια συσκευή επεξεργασίας στην άλλη χωρίς περιορισμούς από το υποκείμενο (κάτοχο) των δεδομένων.
Επιτρέψτε στους χρήστες να διαγράψουν τα προσωπικά τους δεδομένα.
Επιβεβαιώστε πως οι κάτοχοι δεδομένων θα μπορούν να έχουν τη δυνατότητα να ζητήσουν τη διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων. Αυτό μπορεί να συμβαίνει εκτός και εάν, υπάρχουν ορισμένες ελαφρυντικές περιστάσεις, για παράδειγμα, η εθνική ασφάλεια.
Επιτρέψτε στους χρήστες να αποκλείσουν τη χρήση των δεδομένων τους.
Δώστε στους χρήστες τη δυνατότητα να μπορούν να εμποδίσουν την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων. Συγκεκριμένα, οι κάτοχοι μπορεί να μην επιθυμούν τη χρήση των δεδομένων τους για σκοπούς μάρκετινγκ ή για άλλους λόγους που δεν έχουν να κάνουν με τον αρχικό σκοπό της συλλογής τους.
Προσδιορίστε τον σκοπό της χρήσης των δεδομένων.
Λάβετε τη βεβαίωση πως οι οργανισμοί που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα αποκαλύπτουν τις περιστάσεις για τις οποίες πρόκειται να υποβληθούν σε επεξεργασία, αποθήκευση ή τροποποίηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Ιδιαίτερα, όταν τα δεδομένα βρίσκονται εκτός της ΕΕ ή του ΕΟΧ.
Προκλήσεις συμμόρφωσης του GDPR – Προσλάβετε έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DPO).
Ένας DPO είναι ο υπεύθυνος για τις δραστηριότητες προστασίας δεδομένων και απορρήτου ειδικότερα δε, εκείνων που αφορούν τον GDPR.
Προκλήσεις συμμόρφωσης του GDPR – Αναφορά παραβιάσεων των προσωπικών δεδομένων.
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι υπάρχει μια τακτική διαδικασία για την αναφορά των παραβιάσεων των δεδομένων προς τις αρχές. Αυτή η διαδικασία θα πρέπει να είναι υπό έλεγχο και δοκιμή, τακτικά.
Ενημερώστε τους κατόχους δεδομένων για τους λόγους χρήσης των δεδομένων τους.
Είναι σημαντικό να υπάρχει μια διαδικασία για την ενημέρωση του λόγου χρήσης των δεδομένων, στους κατόχους τους. Αναλυτικότερα θα πρέπει να λάβουν γνώση για το πως τα δεδομένα τους μπαίνουν υπό επεξεργασία και που γίνεται η χρήση τους. Επιπλέον θα πρέπει οι κάτοχοι να γνωρίζουν πως έχουν κάθε δικαίωμα της πρόσβασης και της διαγραφής των δεδομένων εκείνων.
Εκτελέστε αξιολογήσεις επιπτώσεων.
Προγραμματίστε και πραγματοποιήστε περιοδικές αξιολογήσεις επιπτώσεων των δραστηριοτήτων προστασίας δεδομένων από την άποψη του κινδύνου. Επίσης, εντοπίστε δραστηριότητες μετριασμού και αποκατάστασης για τις μη συμμορφούμενες διαδικασίες.
Ενσωματωμένη συμμόρφωση.
Φροντίστε για την ενσωμάτωση των πολιτικών, των διαδικασιών και των σχετικών δραστηριοτήτων προστασίας δεδομένων στην ανάπτυξη κάθε νέας επιχειρηματικής διαδικασίας. Επίσης επιβεβαιώστε πως αυτές οι συμμορφώσεις έχουν προστεθεί στις υπάρχουσες διαδικασίες.
Κρυπτογράφηση δεδομένων.
Κρυπτογραφήστε τα προσωπικά δεδομένα τοπικά, σε αντίθεση με τη χρήση μιας απομακρυσμένης υπηρεσίας κρυπτογράφησης. Επιπροσθέτως, τα κλειδιά πρόσβασης και κρυπτογράφησης πρέπει να προστατεύονται και να είναι διαθέσιμα προς στον κάτοχο των δεδομένων.
Προκλήσεις συμμόρφωσης του GDPR – Αποφύγετε κυρώσεις και πρόστιμα.
Επιβεβαιώστε πως όσοι έχουν εμπλοκή με τις απαιτήσεις του GDPR ότι γνωρίζουν την επιβολή κυρώσεων και προστίμων σε περίπτωση μη συμμόρφωσης.
Εξασφαλίστε τη διαχείριση υποστήριξης.
Η ανώτερη διοίκηση οφείλει να υποστηρίζει τους κανονισμούς και τη συμμόρφωση με τον GDPR. Επίσης η ανώτερη διοίκηση θα πρέπει να εξουσιοδοτεί τη χρηματοδότηση για δραστηριότητες συμμόρφωσης με τον GDPR.
Προκλήσεις συμμόρφωσης του GDPR – Εκτελέστε αξιολογήσεις και ελέγχους.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να συνεργαστείτε με εξωτερικούς συνεργάτες που διαθέτουν εμπειρία αξιολόγησης και ελέγχου του GDPR. Συγκεκριμένα, οι εξωτερικοί συνεργάτες θα σας παρέχουν βοήθεια καθώς και αμερόληπτες αξιολογήσεις για τη συμμόρφωση με τον GDPR.
Δημιουργήστε ένα τμήμα απορρήτου δεδομένων.
Σκεφτείτε το ενδεχόμενο της δημιουργίας ενός εσωτερικού τμήματος απορρήτου δεδομένων εφόσον δεν υπάρχει ήδη. Συγκεκριμένα αυτό το τμήμα θα φροντίζει για την προετοιμασία πολιτικών, διαδικασιών και αποδεικτικών στοιχείων ελέγχου που υποστηρίζουν τη συμμόρφωση με τον GDPR.
Διεξαγωγή εκπαιδεύσεων ευαισθητοποίησης.
Παρέχετε εκπαίδευση ευαισθητοποίησης στους υπαλλήλους για να εξηγήσετε τη σημασία του GDPR και τη δέσμευση της εταιρείας για τη συμμόρφωση του κανονισμού.
Προκλήσεις συμμόρφωσης του GDPR – Εν κατακλείδι
Η συμμόρφωση με τον GDPR είναι μια σημαντική δραστηριότητα για τους οργανισμούς σε όλο τον κόσμο. Οι οργανισμοί θα πρέπει να ξεκινήσουν κατανοώντας τον κανονισμό για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Τέλος, στη συνέχεια θα πρέπει να καθορίσουν τι χρειάζονται για να αντιμετωπίσουν την προστασία δεδομένων και το απόρρητο σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GPPR.
Εσείς πόσο έτοιμοι νιώθετε πως είστε απέναντι στις προκλήσεις που έχει φέρει ο γενικός κανονισμός του GDPR;
Πηγή: techtarget