Πολιτική Προστασίας Δεδομένων

Η Εταιρεία μας έχει υιοθετήσει, εγκαταστήσει και εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Προσωπικών Δεδομένων (ΣΔΑΠΔ) κατά το Διεθνές Πρότυπο ΙSO 27701:2019, ως προέκταση του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών (ΣΔΑΠ) κατά το Διεθνές Πρότυπο ΙSO 27001:2013.
Στην Πολιτική του ΣΔΑΠΔ διατυπώνονται:

1. η δέσμευση της διοίκησης,
2. οι υπευθυνότητες και οι ρόλοι,
3. η διαρκής αφοσίωση για βελτίωση,
4. τα θέματα στοχοθεσίας.

Ειδικότερα η Εταιρεία μας εφαρμόζει νομικές εξειδικεύσεις σύμφωνα με το γεωγραφικό και ουσιαστικό πεδίο εφαρμογής της επεξεργασίας που διεξάγει.

To εφαρμοστικό πλαίσιο του ΣΔΑΠΔ εντάσσεται προσδιορίζεται από το Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων χωρίς όμως να περιορίζεται σε αυτό.

H εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (Γ.Κ.Π.Δ.) αποτελεί προτεραιότητα για την f society.

Η f society δέχεται ως προσωπικά δεδομένα: Κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. Για παράδειγμα σε αυτές τις πληροφορίες περιλαμβάνονται, ενδεικτικά, το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση κατοικίας, ο αριθμός ταυτότητας, ο κώδικας διαδικτυακού πρωτοκόλλου (IP), οι πληροφορίες για την εργασιακή κατάσταση, και άλλα.

Τα δεδομένα ειδικών κατηγοριών, δηλαδή τα δεδομένα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και τα γενετικά δεδομένα, τα βιομετρικά δεδομένα με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, τα δεδομένα που αφορούν την υγεία ή τη σεξουαλική ζωή ή τον γενετήσιο προσανατολισμό, λαμβάνουν ειδικότερη προστασία.

Οι κανόνες προστασίας ισχύουν όταν η συλλογή, η χρήση, η αποθήκευση και κάθε άλλη πράξη επί των δεδομένων των φυσικών προσώπων γίνεται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται ή πρόκειται να περιληφθούν σε σύστημα αρχειοθέτησης.

Η πολιτική αυτή είναι σύμφωνη με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων της Ε.Ε. (Γ.Κ.Π.Δ.) και το ισχύον εσωτερικό δίκαιο, καθώς και με τις γνωμοδοτήσεις, οδηγίες, κατευθυντήριες γραμμές, συστάσεις και αποφάσεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

1. «Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου,
2. «Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή,
3. «Περιορισμός της Επεξεργασίας»: η επισήμανση αποθηκευμένων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με στόχο τον περιορισμό της επεξεργασίας τους στο μέλλον,
4. «Σύστημα Αρχειοθέτησης»: κάθε διαρθρωμένο σύνολο δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία είναι προσβάσιμα με γνώμονα συγκεκριμένα κριτήρια, είτε το σύνολο αυτό είναι συγκεντρωμένο είτε αποκεντρωμένο είτε κατανεμημένο σε λειτουργική ή γεωγραφική βάση,
5. «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· όταν οι σκοποί και ο τρόπος της επεξεργασίας αυτής καθορίζονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τα ειδικά κριτήρια για τον διορισμό του μπορούν να προβλέπονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους,
6. «Εκτελών την Επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του Υπευθύνου της Επεξεργασίας,
7. «Αποδέκτης»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας, στα οποία κοινολογούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, είτε πρόκειται για τρίτον είτε όχι. Ωστόσο, οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λάβουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους δεν θεωρούνται ως αποδέκτες· η επεξεργασία των δεδομένων αυτών από τις εν λόγω δημόσιες αρχές πραγματοποιείται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες προστασίας των δεδομένων ανάλογα με τους σκοπούς της επεξεργασίας,
8. «Τρίτος»: οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή φορέας, με εξαίρεση το υποκείμενο των δεδομένων, τον υπεύθυνο επεξεργασίας, τον Εκτελούντα την επεξεργασία και τα πρόσωπα τα οποία, υπό την άμεση εποπτεία του Υπευθύνου Επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία, είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα,
9. «Συγκατάθεση» του υποκειμένου των δεδομένων: κάθε ένδειξη βουλήσεως, ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει, με την οποία το υποκείμενο των δεδομένων εκδηλώνει ότι συμφωνεί, με δήλωση ή με σαφή θετική ενέργεια, να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν,
10. «Παραβίαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα»: η παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ’ άλλο τρόπο σε επεξεργασία,
11. «Δεδομένα Ειδικών Κατηγοριών»: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένων που αφορούν την υγεία ή δεδομένων που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό.

Η fsociety στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της και της συνήθους λειτουργίας της, δύναται να συλλέγει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τόσο πελατών ή συνεργατών της, όσο και των εργαζομένων της καθώς επίσης και των εν γένει συνεργατών της, αλλά και λοιπών φυσικών προσώπων με τα οποία συναλλάσσεται στο πλαίσιο της λειτουργίας της.

Ανάλογα με τη μορφή και τον σκοπό επεξεργασίας η fsociety δύναται να συλλέγει και να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως ενδεικτικά τα ακόλουθα:

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ	ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Πελάτες f society	Τα δεδομένα πελατών, εφόσον πρόκειται για φυσικά πρόσωπα ή για τους νόμιμους εκπροσώπους νομικών προσώπων, διότι τα «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» αφορούν μόνο πληροφορίες που αφορούν φυσικά πρόσωπα και δεν εμπίπτουν σε αυτή την κατηγορία δεδομένα που αφορούν νομικά πρόσωπα όπως είναι εταιρείες και οργανισμοί. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν: 1. Στοιχεία ταυτότητας και δημογραφικά (λ.χ. ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο κ.λπ.), 2. Στοιχεία επικοινωνίας (λ.χ. ταχυδρομική διεύθυνση έδρας, τηλέφωνο, Email κ.λπ.), 3. Επαγγελματικά στοιχεία 4. Εμπορικές Συμφωνίες 5. Τραπεζικοί Λογαριασμοί 6. Υπόλοιπα λογαριασμών 7. Καταγραφή εικόνας μέσω συστήματος βίντεο επιτήρησης Άλλα σχετικά στοιχεία
Προμηθευτές/Εξωτερικοί Συνεργάτες	Τα δεδομένα προμηθευτών, εφόσον πρόκειται για φυσικά πρόσωπα ή για τους νόμιμους εκπροσώπους νομικών προσώπων, διότι τα «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» αφορούν μόνο πληροφορίες που αφορούν φυσικά πρόσωπα και δεν εμπίπτουν σε αυτή την κατηγορία δεδομένα που αφορούν νομικά πρόσωπα όπως είναι εταιρείες και οργανισμοί. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν: 1. Στοιχεία ταυτότητας και δημογραφικά (λ.χ. ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο κ.λπ.), 2. Στοιχεία ασφάλισης (λ.χ. ΑΜΚΑ ή ΑΥΠΑ και λοιπά στοιχεία Μητρώου Φορέα Κοινωνικής Ασφάλισης αν απαιτούνται), 3. Στοιχεία επικοινωνίας (λ.χ. ταχυδρομική διεύθυνση έδρας, τηλέφωνο, Email κ.λπ.), 4. Επαγγελματικά στοιχεία 5. Υπόλοιπα λογαριασμών 6. Τραπεζικοί Λογαριασμοί 7. Καταγραφή εικόνας μέσω συστήματος βίντεο επιτήρησης Άλλα σχετικά στοιχεία
Εργαζόμενοι (Ενεργοί Και Μη) / Υποψήφιοι Εργαζόμενοι	Δεδομένα εργαζομένων της f society, υπό οποιαδήποτε εργασιακή σχέση καθώς και δεδομένα πρώην και υποψήφιων εργαζομένων, τα οποία τηρούνται σε υπηρεσιακούς φακέλους ή και τυχόν άλλων υπηρεσιών για σκοπούς λειτουργίας της εργασιακής σχέσης τους με την f society. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν: 1. Στοιχεία ταυτότητας και δημογραφικά (λ.χ. ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο κ.λπ.), 2. Στοιχεία ασφάλισης (λ.χ. ΑΜΚΑ και λοιπά στοιχεία Μητρώου Φορέα Κοινωνικής Ασφάλισης αν απαιτούνται), 3. Στοιχεία επικοινωνίας (λ.χ. ταχυδρομική διεύθυνση, τηλέφωνο, Email κ.λπ.), 4. Βιογραφικά Σημειώματα 5. Δεδομένα υγείας (λ.χ. ιατρικές βεβαιώσεις και γνωματεύσεις, στοιχεία αιμοδοσίας κ.λπ.), 6. Οικονομικά στοιχεία (λ.χ. τραπεζικοί λογαριασμοί, κ.λπ.), 7. Στοιχεία οικογενειακής κατάστασης (λ.χ. βεβαιώσεις και πιστοποιητικά, αριθμός και στοιχεία τέκνων κ.ο.κ.) 8. Μεταδεδομένα και logs χρήσης πληροφοριακών συστημάτων 9. Καταγραφή εικόνας μέσω συστήματος βίντεο επιτήρησης Άλλα σχετικά στοιχεία
Δεδομένα άλλων φυσικών προσώπων	Τα δεδομένα άλλων φυσικών προσώπων που τυχαίνει να επισκέπτονται υποδομές της εταιρείας (εγκαταστάσεις, ιστότοπος) ή να συνεργάζονται με αυτή ή να ανήκουν σε συνεργαζόμενους φορείς. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν: 1. Διεύθυνση ΙΡ 2. Ανωνυμοποιημένα στατιστικά επισκεψιμότητας 3. Email επικοινωνίας 4. Μηνύματα με την μορφή ελεύθερου κειμένου 5. Καταγραφή εικόνας μέσω συστήματος βίντεο επιτήρησης Άλλα σχετικά στοιχεία

Πίνακας 1. Οι κατηγορίες Υποκειμένων και των δεδομένων τους

Η fsociety δύναται να συλλεγεί και να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού́ χαρακτήρα πελατών και άλλων φυσικών προσώπων τα οποία αναφέρθηκαν στην ανωτέρα παράγραφο τα οποία κάνουν χρήση των παρεχόμενων υπηρεσιών και προϊόντων της. Επί της αρχής, η fsociety ενδέχεται να συλλεγεί και επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού́ χαρακτήρα για τους κάτωθι σκοπούς με τις αντίστοιχες νομικές βάσεις επεξεργασίας:

ΣΚΟΠΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ	ΝΟΜΙΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ
Τη συλλογή, επεξεργασία, διασταύρωση και διαβίβαση στοιχείων της Φορολογικής, Ασφαλιστικής και Εργασιακής Διοίκησης αποκλειστικώς για την υποστήριξη και λειτουργία του πλαισίου λειτουργίας της.	1. Συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση [αρθ. 6 §1 περ. γ) Γ.Κ.Π.Δ.] ή/και 2. H επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης [αρθ. 6 §1 περ. (β) Γ.Κ.Π.Δ.] ή/και 3. Εξυπηρέτηση έννομων συμφερόντων [αρθ. 6 §1 περ. (στ) Γ.Κ.Π.Δ.]
Τη συλλογή και επεξεργασία των αναγκαίων δεδομένων εργαζομένων ή/και υποψήφιων εργαζομένων και συνεργατών για την δέουσα εξυπηρέτηση υφιστάμενων εργασιακών σχέσεων ή σχέσεων συνεργασίας ή την εξέταση ενδεχόμενης μελλοντικής συνεργασίας.	1. Συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση [αρθ. 6 §1 περ. (γ) Γ.Κ.Π.Δ.] ή/και 2. H επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης [αρθ. 6 §1 περ. (β) Γ.Κ.Π.Δ.] ή/και 3. Εξυπηρέτηση έννομων συμφερόντων [αρθ. 6 §1 περ. στ) Γ.Κ.Π.Δ.]
Την παροχή προϊόντων και υπηρεσιών.	1. Συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση [αρθ. 6 §1 περ. (β) Γ.Κ.Π.Δ.] ή/και 2. Εξυπηρέτηση έννομων συμφερόντων [αρθ. 6 §1 περ. στ) Γ.Κ.Π.Δ.]
Τη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων εικόνας με χρήση κυκλώματος καμερών, για λόγους ασφάλειας.	Εξυπηρέτηση έννομων συμφερόντων [αρθ. 6 §1 περ. στ) Γ.Κ.Π.Δ.]
Για κάθε άλλη μορφή επεξεργασίας, f society ζητά ειδική γραπτή, ελεύθερη και κατόπιν προγενέστερης ενημέρωσης συγκατάθεση των υποκειμένων πριν την έναρξη της επεξεργασίας, εφόσον απαιτείται.

Η αναφορά σε περισσότερες της μίας νόμιμων βάσεων επεξεργασίας, δεν έχει την έννοια ότι η fsociety προβαίνει σε αλλαγή αυτών (lawful basis swapping) υποσκάπτοντας τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων, αλλά ότι υφίστανται περιπτώσεις που είναι εφαρμοστέες περισσότερες από μία νόμιμες βάσεις επεξεργασίας.

Τέλος η fsociety δεν χρησιμοποιεί ως κύρια βάση επεξεργασίας τη συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων (είτε πρόκειται για απλά δεδομένα είτε για ειδικών κατηγοριών), σύμφωνα με τις συστάσεις της Ομάδας Εργασίας του Αρ.29 (πλέον Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων). Σε εξαιρετικές περιπτώσεις δύναται να ζητηθεί η συγκατάθεση των υποκειμένων ως νόμιμη βάση επεξεργασίας (π.χ. για την παροχή πρόσθετων υπηρεσιών), όταν η επεξεργασία δεν δύναται να συντελεστεί υπό διαφορετική νόμιμη βάση. Και σε αυτές τις περιπτώσεις τα υποκείμενα ενημερώνονται προγενεστέρως και κατάλληλα πριν να παράσχουν τη συγκατάθεσή τους και διατηρούν πλήρη δικαιώματα, μεταξύ άλλων και ανάκλησης της συγκατάθεσης.

Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν το δικαίωμα να:

1. Ενημερώνονται σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
2. Aποκτούν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν.
3. Zητούν τη διόρθωση εσφαλμένων, ανακριβών ή τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
4. Yποβάλλουν αίτημα για τη διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα ή εάν η επεξεργασία είναι παράνομη.
5. Εναντιώνονται στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή τους, υπό την επιφύλαξη του αρ.21 παρ.6 ΓΚΠΔ.
6. Υποβάλλουν αίτημα για περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.
7. Υποβάλουν καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (λεωφ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αμπελόκηποι, τηλ. 210.647.5600, www.dpa.gr) ή στην εποπτική αρχή του κράτους μέλους της ΕΕ όπου διαμένουν ή εργάζονται ή στην εποπτική αρχή του τόπου της εικαζόμενης παράβασης.

Τα ανωτέρω δικαιώματα καθώς και κάθε δικαίωμα σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα, ασκούνται κατόπιν γραπτής αίτησης που κατατίθεται στις εγκαταστάσεις της εταιρείας (Κάνιγγος 14, 18534 Πειραιάς) ή μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας αποστέλλοντας μήνυμα στο [email protected], το οποίο εξετάζεται και από τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της εταιρείας, όπως αυτός ορίζεται από την fsociety.

Η fsociety τηρεί τις αρχές που διέπουν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 5 Γ.Κ.Π.Δ.):

1. Υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο σε σχέση με το υποκείμενο των δεδομένων («νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια»).
2. Συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς τους σκοπούς αυτούς· η περαιτέρω επεξεργασία για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον ή σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή στατιστικούς σκοπούς δεν θεωρείται ασύμβατη με τους αρχικούς σκοπούς σύμφωνα με το άρθρο 89 παράγραφος 1 («περιορισμός του σκοπού»).
3. Είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία («ελαχιστοποίηση των δεδομένων»).
4. Είναι ακριβή και, όταν είναι αναγκαίο, επικαιροποιούνται· πρέπει να λαμβάνονται όλα τα εύλογα μέτρα για την άμεση διαγραφή ή διόρθωση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία είναι ανακριβή, σε σχέση με τους σκοπούς της επεξεργασίας («ακρίβεια»).
5. Διατηρούνται υπό μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να αποθηκεύονται για μεγαλύτερα διαστήματα, εφόσον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, για σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς, σύμφωνα με το άρθρο 89 παράγραφος 1 και εφόσον εφαρμόζονται τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που απαιτεί ο παρών κανονισμός για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων («περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης»).
6. Υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τρόπο που εγγυάται την ενδεδειγμένη ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μεταξύ άλλων την προστασία τους από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά, με τη χρησιμοποίηση κατάλληλων τεχνικών ή οργανωτικών μέτρων («ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα»).

H fsociety τηρεί αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας τόσο για τις επεξεργασίες για τις οποίες ασκεί το ρόλο του Υπευθύνου Επεξεργασίας όσο και για τις επεξεργασίες στις οποίες λειτουργεί ως Εκτελών την Επεξεργασία.

Στην πρώτη περίπτωση το αρχείο περιλαμβάνει όλες τις ακόλουθες πληροφορίες:

1. το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου επεξεργασίας και, κατά περίπτωση, του από κοινού υπευθύνου επεξεργασίας, του από κοινού Υπευθύνου Επεξεργασίας, του εκπροσώπου του Υπευθύνου Επεξεργασίας και του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων,
2. τους σκοπούς της επεξεργασίας,
3. περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα,
4. τις κατηγορίες αποδεκτών στους οποίους πρόκειται να γνωστοποιηθούν ή γνωστοποιήθηκαν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, περιλαμβανομένων των αποδεκτών σε τρίτες χώρες ή διεθνείς Οργανισμούς,
5. όπου συντρέχει περίπτωση, τις διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων του προσδιορισμού της εν λόγω τρίτης χώρας ή του διεθνούς Οργανισμού και, σε περίπτωση διαβιβάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 49 παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο, της τεκμηρίωσης των κατάλληλων εγγυήσεων,
6. όπου είναι δυνατό, τις προβλεπόμενες προθεσμίες διαγραφής των διαφόρων κατηγοριών δεδομένων,
7. όπου είναι δυνατό, γενική περιγραφή των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας που αναφέρονται στο άρθρο 32 παράγραφος 1.

Στη δεύτερη περίπτωση περιλαμβάνονται οι ακόλουθες:

1. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας Υπευθύνου Επεξεργασίας.
2. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας εκπροσώπου του Υπευθύνου Επεξεργασίας (όπου υφίσταται).
3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας αναθέτοντος Εκτελούντος την Επεξεργασία (όπου υφίσταται).
4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας αναθέτοντος Εκτελούντος την Επεξεργασία (όπου υφίσταται).
5. Κατηγορίες επεξεργασιών.
6. Όπου συντρέχει περίπτωση, τις διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων του προσδιορισμού της εν λόγω τρίτης χώρας ή του διεθνούς Οργανισμού και, σε περίπτωση διαβιβάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 49 παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο, της τεκμηρίωσης των κατάλληλων εγγυήσεων.
7. Γενική περιγραφή οργανωτικών και τεχνικών μέτρων ασφάλειας (όπου είναι δυνατό).

Τα ανωτέρω αρχεία τηρούν τις προϋποθέσεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, τις γνωμοδοτήσεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και τις απαιτήσεις του Διεθνούς Προτύπου ISO 27701:2019.

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, καθώς και τους κινδύνους διαφορετικής πιθανότητας επέλευσης και σοβαρότητας για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων, η fsociety εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζει και να μπορεί να αποδεικνύει ότι η επεξεργασία διενεργείται σύμφωνα με τον Γ.Κ.Π.Δ., υιοθετώντας και εφαρμόζοντας ολιστική πολιτική ασφάλειας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Κατά την εκτίμηση του ενδεδειγμένου επιπέδου ασφάλειας λαμβάνονται ιδίως υπόψη οι κίνδυνοι που απορρέουν από την επεξεργασία, ιδίως από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, άνευ αδείας κοινολόγηση ή προσπέλαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ’ άλλο τρόπο σε επεξεργασία.

Για την αποτροπή περίπτωσης παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η fsociety έχει υιοθετήσει και εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Διεθνούς προτύπου ISO 27001:2013, του Διεθνούς Προτύπου 27701:2019 καθώς και συγκεκριμένη πολιτική διαχείρισης τυχόν περιστατικών παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Η fsociety αποδέχεται ότι η προστασία των δεδομένων  προσωπικού χαρακτήρα προϋποθέτει την ευαισθητοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού του σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Στην κατεύθυνση αυτή, αποδέχεται την υιοθέτηση και εφαρμογή της αρχής του προσανατολισμού της δέουσας εκπαίδευσης με εκμετάλλευση των Πρακτικών της Ορθής Πληροφόρησης (Fair Information Practices-FIP), που συμπυκνώνουν ένα σύνολο προτύπων που διέπουν τη συλλογή και χρήση των προσωπικών δεδομένων και την αντιμετώπιση θεμάτων ιδιωτικότητας και ακρίβειας.

Η f society επιδιώκει την εκ μέρους του ανθρώπινου δυναμικού του συνειδητοποίηση βασικών εννοιών προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Η κατάρτιση τους πρέπει να επικεντρωθεί στις Αρχές Δίκαιων Πρακτικών Πληροφόρησης (FIPP), που αποτελούν τη «ραχοκοκαλιά» των περισσότερων νόμων περί προστασίας του ιδιωτικού απορρήτου.

Ειδικότερα:

1. FIPP σχετικά με την Προστασία των Δεδομένων – αρχές σχετικά με την νομιμότητα και τον περιορισμό της συλλογής προσωπικών δεδομένων.
2. FIPP σχετικά με την Επεξεργασία και Χρήση των Δεδομένων – αρχές σχετικά με το βαθμό ευαισθησίας των δεδομένων, την περιορισμένη πρόσβαση σε αυτά, την τήρηση εμπιστευτικότητας, το πεπερασμένο της επεξεργασίας, την εξειδίκευση του σκοπού της επεξεργασίας και την ασφαλή διεξαγωγή της.
3. FIPP σχετικά με την Ατομική Συμμετοχή του Υποκειμένου των Δεδομένων– αρχές σχετικά με τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων, όπως το δικαίωμα πρόσβασης, το δικαίωμα διορθώσεως σε περίπτωση ανακριβών πληροφοριών, το δικαίωμα έγκαιρης ειδοποίησης των υποκειμένων, και την εξασφάλιση της σύννομης συγκατάθεσης τους.
4. FIPP σχετικά με την Μεταβίβαση των Δεδομένων –  αρχές σχετικά με την μεταβίβαση και την γνωστοποίηση προσωπικών δεδομένων σε τρίτα πρόσωπα (νομικά ή φυσικά).
5. FIPP σχετικά με την Λογοδοσία της fsociety, αρχές σχετικά με την πολιτική απορρήτου της f society και το ρόλο του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων στην διασφάλιση των δεδομένων.

Η παρούσα πολιτική ενδέχεται μελλοντικά να χρειαστεί τροποποίηση σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Σε περίπτωση που η τροποποίηση των υπόψη όρων είναι τέτοιας φύσης και έκτασης, ώστε να μην καλύπτεται από τους ανωτέρω όρους επεξεργασίας δεδομένων, η fsociety θα δημοσιοποιήσει την νέα έκδοση της πολιτικής.

Ημερομηνία Έκδοσης: 04 Οκτωβρίου 2021