Μια επισκόπηση των κατευθυντηρίων γραμμών του πρότυπου ISO 37001 κατά της δωροδοκίας. Ποιες είναι οι απαιτήσεις για τις εταιρείες και χρήσιμες συμβουλές για την εφαρμογή του.

Το ISO 37001 βοηθά στην ηθική συμπεριφορά και την πρόληψη κατά της δωροδοκίας. Αυτό από μόνο του πρέπει να αποτελεί κεντρικό πυλώνα για όλες τις εταιρείες και τους οργανισμούς. Άλλωστε, όσοι ενεργούν δεοντολογικά μειώνουν τον κίνδυνο ποινικής δίωξης και υψηλών προστίμων. Επίσης, δημιουργεί εμπιστοσύνη μεταξύ εργαζομένων και πελατών, ενώ ταυτόχρονα ενισχύει και τη φήμη τους. Η πιστοποίηση σύμφωνα με την κατευθυντήρια γραμμή του πρότυπου ISO 37001, επιτρέπει σε εταιρείες και οργανισμούς να επιδείξουν τη δέσμευσή τους για την καταπολέμηση της διαφθοράς και την ισχυρή συμμόρφωση.

Σε αυτό το άρθρο, έχουμε συγκεντρώσει τις πιο σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το ISO 37001. Επιπλέον, εξηγούμε τις απαιτήσεις που πρέπει οι εταιρείες να πληρούν για την πιστοποίηση μαζί με χρήσιμες συμβουλές εφαρμογής.

Τι ακριβώς είναι το πρότυπο ISO 37001;

Το ISO 37001 είναι ένα πρότυπο πιστοποίησης για συστήματα διαχείρισης κατά της δωροδοκίας. Το πρότυπο αυτό έχει τεθεί σε ισχύ από τον Οκτώβριο του 2016 και έχει εγκριθεί από 37 χώρες παγκοσμίως. Συνεπώς, το πρότυπο καθορίζει τις απαιτήσεις για ένα σύστημα διαχείρισης κατά της δωροδοκίας και παρέχει κατευθυντήριες γραμμές για τη δημιουργία, την εφαρμογή και τη συντήρηση του συστήματος. Παράλληλα καθορίζει και τα μέτρα για την αναθεώρηση και τη βελτίωση του. Το ISO 37001 μπορεί να εφαρμοστεί σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις καθώς και σε ιδρύματα, ενώσεις, δημόσιες αρχές και διεθνείς εταιρείες.

Το πρότυπο βασίζεται σε υπάρχοντες νόμους και κατευθυντήριες γραμμές για την πρόληψη της διαφθοράς. Συγκεκριμένα όπως εφαρμόζει ο βρετανικός νόμος κατά της δωροδοκίας. Σε αυτή τη βάση, αναπτύχθηκαν διατομεακές κατευθυντήριες γραμμές που εφαρμόζονται διεθνώς με 28 χώρες που συμμετέχουν στην ανάπτυξη.

Ποιες είναι οι βασικές απαιτήσεις του πρότυπου ISO 37001;

Για να αποκτήσουν οι εταιρείες και οι οργανισμοί την πιστοποίηση ISO 37001, πρέπει να υιοθετήσουν μια σειρά από μέτρα συμμόρφωσης για τη διαχείριση της διαφθοράς. Ειδικότερα, αυτά τα μέτρα περιλαμβάνουν:

Εφαρμογή πολιτικής συμμόρφωσης και καταπολέμησης της διαφθοράς μαζί με σχετικές διαδικασίες εντός της εταιρείας.
Ενσωμάτωση και επίδειξη ηθικής συμπεριφοράς σε επίπεδο ανώτατης διοίκησης.
Την εισαγωγή μιας λειτουργίας συμμόρφωσης με τη μορφή ενός υπευθύνου συμμόρφωσης με σαφώς καθορισμένα καθήκοντα και ευθύνες.
Την εκπαίδευση όλων των εργαζομένων της εταιρείας με τη μορφή σεμιναρίων κατά της διαφθοράς. Ανάλογα με τη θέση και τις αρμοδιότητες, μια τέτοια εκπαίδευση θα πρέπει να επαναλαμβάνεται σε τακτική βάση. Κατά συνέπεια της εκπαίδευσης, οι εργαζόμενοι θα εξακολουθούν να είναι ενημερωμένοι.
Έλεγχος στους τομείς των οικονομικών και της διαχείρισης των συμβολαίων.
Η παρακολούθηση και αξιολόγηση των συλλεγόμενων στοιχείων για τη διαχείριση της καταπολέμησης της διαφθοράς. Ο τακτικός έλεγχος και οι αξιολογήσεις διασφαλίζουν ότι το πρόγραμμα είναι ταυτόχρονα ενημερωμένο και αποτελεσματικό. Επίσης θα αποκαλύψει πιθανές εσωτερικές αδυναμίες πριν συμβούν παραβιάσεις.
Η συνέχεια της εφαρμογής των μέτρων συμμόρφωσης. Οι νομικές καταστάσεις και η εταιρική διακυβέρνηση μπορούν να εξελιχθούν. Συνεπώς το πρόγραμμα θα πρέπει τακτικά να τίθεται σε επανεξέταση, προσαρμογή και βελτίωση.

ISO 37001 κατά της δωροδοκίας: Ποιος μπορεί να πιστοποιηθεί και ποιος εκτελεί την πιστοποίηση;

Το πρότυπο ISO 37001 μπορεί να εφαρμοστεί σε μια ευρεία και διατομεακή βάση. Τόσο οι μικρές επιχειρήσεις, οι οργανισμοί και τα ιδρύματα που διαχειρίζονται από ιδιοκτήτες όσο και οι δημόσιες αρχές και οι διεθνείς εταιρείες μπορούν να ζητήσουν την πιστοποίηση του. Η ανάθεση μετά από έλεγχο, πρέπει να διενεργείται από έναν ανεξάρτητο φορέα.

Αυτός ο ανεξάρτητος φορέας πρέπει να αναγνωρίζεται από φορέα πιστοποίησης που επιλέγεται ελεύθερα από τον οργανισμό. Ένας απλός εσωτερικός έλεγχος δεν θα ήταν ποτέ αρκετός. Μόλις ο ανεξάρτητος έλεγχος διενεργηθεί επιτυχώς, η πιστοποίηση ισχύει για τρία χρόνια. Επιπλέον, θα πρέπει να γίνεται μια ετήσια επαναξιολόγηση μετά από αυτήν την περίοδο.

Ένα σύστημα διαχείρισης καταγγελιών ως μέτρο κατά της διαφθοράς.

Εκτός από το παράδειγμα της ηθικής συμπεριφοράς και συμμόρφωσης σε επίπεδο ανώτατης διοίκησης, υπάρχουν και άλλοι τομείς που συνδράμουν προς στην πιστοποίηση του ISO 37001. Η εκπαίδευση των εργαζομένων, η διαμόρφωση ενός προγράμματος κατά της διαφθοράς και η καθιέρωση αποτελεσματικών διαδικασιών είναι ορισμένα από αυτά τα βασικά στοιχεία.

Η δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος καταγγελίας είναι ιδιαίτερα κατάλληλη για την απόκτηση της πιστοποίησης. Όταν πρόκειται για εταιρείες και οργανισμούς που λειτουργούν διεθνώς, οι ψηφιακές λύσεις ταιριάζουν καλύτερα. Συγκεκριμένα είναι προσβάσιμες όλο το εικοσιτετράωρο και από οποιαδήποτε τοποθεσία. Τα ψηφιακά συστήματα διαχείρισης καταγγελιών μπορούν επίσης να εξυπηρετούν πολλές διαφορετικές γλώσσες και συχνά είναι χωρίς εμπόδια.

Με τη βοήθεια του συστήματος αναφοράς, οι εργαζόμενοι μπορούν –ανώνυμα αν θέλουν– να παρέχουν πληροφορίες για παράπονα, διαφθορά, κατάχρηση εξουσίας ή διακρίσεις. Το πλεονέκτημα: με την πρώτη αναφορά και επίλυση προβλημάτων εσωτερικά, μειώνεται ο κίνδυνος επικοινωνίας ενός υπαλλήλου με τις ανακριτικές αρχές ή τα μέσα ενημέρωσης. Ακολούθως, μειώνονται και πιθανότητες ο οργανισμός να υποστεί έρευνες, πρόστιμα ή τεράστια ζημιά στη φήμη του. Ως αποτέλεσμα, τα προβλήματα μπορούν να επιλυθούν σε πρώιμο στάδιο πριν προκύψουν ποινικά αδικήματα. Αξίζει να σημειωθεί πως, τα συστήματα καταγγελίας συμβάλλουν επίσης στην ελαχιστοποίηση των εταιρικών κινδύνων.

Μέσω της χρήσης μιας ανώνυμης λειτουργίας αναφοράς, αυξάνονται οι πιθανότητες της λήψης σοβαρών και πολύτιμων αναφορών.

Η ανωνυμία παρέχει στους υπαλλήλους έναν βαθμό ασφάλειας στη διαδικασία αναφοράς. Συνεπώς, αυτό είναι θετικό καθώς η πράξη της καταγγελίας να αποδειχθεί ψυχολογικά αγχωτική για τους καταγγέλλοντες. ‘Αρα, η εισαγωγή ενός συστήματος πληροφοριοδοτών ενισχύει τους οργανισμούς εσωτερικά στις προσπάθειές τους για συμμόρφωση και αυξάνει τις πιθανότητές τους για μια επιτυχημένη πιστοποίηση του προτύπου ISO 37001.

Το πρότυπο του ISO 37001 κατά της δωροδοκίας αποτελεί ένα σημαντικό κεφάλαιο για τους οργανισμούς. Ιδιαίτερα, στην προσπάθεια τους να επιδείξουν απαιτητικό κύρος και ακεραιότητα με συγκεκριμένες αποτελεσματικές πράξεις. Η απόκτηση της πιστοποίησης αυτής είναι και μια θεμελιώδης απόδειξη των οργανισμών για την αποτελεσματική και ουσιαστική πρόοδο της ανάπτυξης τους.