Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να πιστοποιήσετε την επιχείρησή σας για περισσότερα από ένα, πρότυπα συστήματος διαχείρισης ISO. Ή ενδεχομένως η επιχείρησή σας είναι ήδη πιστοποιημένη για ένα Πρότυπο και θέλετε να λάβετε πιστοποίηση για περισσότερα Πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης ISO. Άρα, είναι αρκετά πιθανό να έχετε πέσει πάνω στον όρο του Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης (IMS – Integrated Management System) κατά τη διάρκεια της έρευνάς σας. Επομένως, ακόμα και αν δεν έχετε δει τον όρο, σίγουρα θα το θέσετε στα υπόψιν σας μετά από την ανάγνωση αυτού του άρθρου.

Τι είναι ένα IMS (Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης);

Ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης (IMS) αποτελεί το αποτέλεσμα της διαδικασίας ενσωμάτωσης απαιτήσεων από πολλαπλά πρότυπα συστημάτων διαχείρισης ISO. Δηλαδή, αποτελεί ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο συστημάτων διαχείρισης εντός ενός οργανισμού για την υποστήριξη των επιχειρηματικών του στόχων.

Αυτό μπορεί να συμβεί επειδή τα πιο κοινά Πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης ISO έχουν αλληλεπικαλυπτόμενες απαιτήσεις. Δηλαδή, πολλά από τα Πρότυπα αυτά μπορούν να ενσωματωθούν κατά την ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων. Επίσης, αυτή η στρατηγική μπορεί επίσης να εφαρμοστεί, ακόμα και αν η επιχείρηση έχει επιτύχει την πρώτη της πιστοποίηση.

Με άλλα λόγια, ένας οργανισμός που είναι ήδη πιστοποιημένος σύμφωνα με το Πρότυπο ISO 9001:2015 μπορεί να ακολουθήσει μια ολοκληρωμένη προσέγγιση για να αναβαθμίσει το σύστημα διαχείρισής του. Επομένως, θα μπορέσει για παράδειγμα μετά να πληροί επίσης τις απαιτήσεις του Προτύπου Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών (ISMS) ISO 27001:2013.

Γιατί να προσεγγίσει ένας Οργανισμός τα Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας, μέσω του IMS;

Τα πλεονεκτήματα ενός IMS, είναι ιδιαιτέρως σημαντικά. Συγκεκριμένα, ένας οργανισμός θα έχει το όφελος κάθε πλεονεκτήματος που προσφέρουν τα ενσωματωμένα σε αυτό, πρότυπα ISO. Επίσης, ως αποτέλεσμα θα έχουν ένα πιο συνεπές και βελτιωμένο σύστημα με συνδυασμένα εργαλεία και διαδικασίες που θα το κάνει πιο εύκολο στη διαχείριση.

Η εφαρμογή μεμονωμένων συστημάτων σε διαφορετικές χρονικές στιγμές μπορεί να φαίνεται ως μια πιο φθηνή ή μια λιγότερο περίπλοκη λύση. Ωστόσο, η εργασία με κατακερματισμένα συστήματα, συχνά μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα επικοινωνίας. Ως συνέπεια μπορεί να αποφέρουν αναποτελεσματικότητα χρόνου και κόστους λόγω διπλών εργασιών και πληροφοριών σε διαφορετικά τμήματα. Τέλος, μπορεί ακόμη και να επηρεάσει το ηθικό των εργαζομένων με την έλλειψη των ευθυγραμμισμένων στόχων.

Άρα με την ολοκληρωμένη προσέγγιση ενός IMS, ένας οργανισμός μπορεί να συνεργαστεί για κάθε ενοποιημένο στόχο. Επομένως πετυχαίνουν την εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος και αυξάνουν την αποτελεσματικότητα. Συνεπώς πετυχαίνει την εξάλειψη της ενόχλησης της αντιμετώπισης διαφορετικών διαδικασιών, για κάθε κλάδο που αντιμετωπίζεται στο σύστημα διαχείρισης.

Για παράδειγμα, ακολουθώντας την ολοκληρωμένη προσέγγιση, μπορείτε να έχετε μια ενιαία Διαδικασία Διαχείρισης Κινδύνων. Συνεπώς θα μπορείτε να καλύψετε τις πτυχές που σχετίζονται με όλα τα πρότυπα, αντί να αναπτύσσετε μεμονωμένες διαδικασίες για κάθε ένα από αυτά. Αυτό οφείλεται στο γεγονός, πως πολλά από τα πρότυπα μπορεί να έχουν την ίδια ή πολύ παρόμοια προσέγγιση σε διαφορετικά θέματα. Τα ίδια πλεονεκτήματα ενσωμάτωσης θα μπορούσαν να εφαρμοστούν σε διαδικασίες Εκπαίδευσης, Εσωτερικού Ελέγχου, Επιθεώρησης Διοίκησης, Διαχείρισης Θεμάτων και Συνεχούς Βελτίωσης.

Επιπλέον οφέλη που προσφέρουν τα Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης – IMS.

Υπάρχουν πολλά και σημαντικά οφέλη που μπορεί να προσφέρει ένα IMS. Αυτά είναι τα εξής:

  • Μείωση χρόνου κατά το στάδιο της ανάπτυξης, καθώς πετυχαίνουμε την ενσωμάτωση απαιτήσεων πολλαπλών προτύπων σε ένα σύστημα διαχείρισης και όχι ξεχωριστά.
  • Καθιέρωση ισχυρών διαδικασιών που ενσωματώνονται στην επιχείρηση σας. Ως αποτέλεσμα πετυχαίνουμε τη διευκόλυνση της καθημερινής λειτουργικής αποτελεσματικότητας και πιο αποτελεσματική λήψη αποφάσεων.
  • Μεγαλύτερη συνέπεια σε όλη την επιχείρηση με ένα λιγότερο περίπλοκο σύστημα που είναι καλύτερα κατανοητό από όλους στον οργανισμό. Δηλαδή, η εστίαση στην επίτευξη ενός κοινού συνόλου στόχων γίνεται πιο εύκολη.
  • Μειωμένο κόστος συντήρησης, ενοποίησης ελέγχων, καθώς και βελτιστοποίηση διαδικασιών και πόρων
  • Μείωση του κόστους πιστοποίησης σε σύγκριση με την πιστοποίηση μεμονωμένων συστημάτων. Δηλαδή, οι έλεγχοι πιστοποίησης μπορούν επίσης να διενεργηθούν ακολουθώντας μια ολοκληρωμένη προσέγγιση. Ως αποτέλεσμα πετυχαίνουμε μειωμένες διάρκειες ελέγχου και αμοιβές.
  • Βελτίωση της συνολικής οργανωτικής απόδοσης μέσω της βελτίωσης της υπευθυνότητας και των διαρκών διαδικασιών συνεχούς βελτίωσης.

Ο συνδυασμός των απαιτήσεων των πολλαπλών προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης – IMS.

Τα πιο δημοφιλή Πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης ISO έχουν ορισμένες απαιτήσεις που μπορούν να καλύψουν η μια την άλλη. Συνεπώς, μπορεί να γίνει η ενσωμάτωση τους μέσα σε ένα ενιαίο σύστημα.

Ας πάρουμε για παράδειγμα, τα ISO 9001:2015 για την ποιότητα, ISO 45001:2018 για την ασφάλεια και ISO 14001:2015 για την περιβαλλοντική διαχείριση. Αυτά τα τρία πρότυπα είναι τα πιο κοινά πρότυπα στα οποία μπορούμε να πετύχουμε μια ενσωμάτωση σε ένα σύστημα διαχείρισης λόγω των πολλαπλών αλληλεπικαλυπτόμενων απαιτήσεών τους. Συγκεκριμένα, ορισμένοι βιομηχανικοί κλάδοι χρησιμοποιούν και τα τρία αυτά τα πρότυπα ως σημείο αναφοράς βέλτιστων πρακτικών. Επίσης το Πρότυπο Ασφάλειας Πληροφοριών ISO 27001:2013 και αρκετά άλλα πρότυπα που δεν είναι ακόμη τόσο δημοφιλή για ενσωμάτωση όσο τα πρότυπα που αναφέρονται παραπάνω, μπορούν επίσης να ενσωματωθούν σε ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης.

Η εφαρμογή ενός IMS είναι ένας οικονομικά αποδοτικός τρόπος για μια επιχείρηση να εφαρμόσει αποτελεσματικά τις απαιτήσεις πολλαπλών προτύπων ISO. Επιπλέον, μπορείτε να αναπτύξετε το ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης σας συνολικά ή σταδιακά όταν προσθέτετε περισσότερα πρότυπα. Για παράδειγμα, ας πούμε πως η επιχείρηση σας είναι ήδη πιστοποιημένη για δύο Πρότυπα Συστήματος Διαχείρισης ISO. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να γίνει η πιστοποίηση ενός επιπλέον τρίτου πρότυπου, αυτό μπορεί να γίνει με την ενσωμάτωση του στο υπάρχον σύστημα διαχείρισης.

Επίσης μπορείτε να επεκτείνετε το εύρος των πιστοποιήσεων του Συστήματος Διαχείρισης ISO για να προσθέσετε πολλές επωνυμίες, υποκαταστήματα και τοποθεσίες κάτω από τον ίδιο όμιλο επιχειρήσεων.

Σε αυτή την περίπτωση, μιλάμε για την ενσωμάτωση διαφορετικών τμημάτων της επιχείρησης που δεν καλύπτονταν στην αρχική ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισης, αντί να προστεθούν οι απαιτήσεις πρόσθετων προτύπων ISO.

Κατά την επέκταση του πεδίου εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης και της πιστοποίησης του, δεν θα χρειάζεται να αναπτύξετε ένα νέο σύστημα διαχείρισης για κάθε επωνυμία ή υποκατάστημα ή τοποθεσία επιχείρησης. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης είναι μακροπρόθεσμα περισσότερο αποδοτικό, χρονικά και οικονομικά. Αυτό συμβαίνει διότι βελτιώνει την αποτελεσματικότητα με τη διαχείριση ενός ενιαίου συστήματος διαχείρισης.

Η επέκταση του πεδίου εφαρμογής στα Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης IMS μπορεί να γίνει σε οποιοδήποτε χρονικό σημείο κατά τη διάρκεια του τριετούς κύκλου πιστοποίησης.

Μπορείτε να επεκτείνετε το πεδίο εφαρμογής στους προγραμματισμένους ετήσιους ελέγχους εποπτείας ή επαναπιστοποίησης. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε έναν εφάπαξ έλεγχο επέκτασης εύρους, εάν δεν θέλετε να περιμένετε μέχρι τον επόμενο προγραμματισμένο έλεγχο.

Η ανάπτυξη (ή η αναβάθμιση) ενός συστήματος διαχείρισης για την κάλυψη των απαιτήσεων πολλαπλών προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO μπορεί να είναι μια προκλητική και πολύπλοκη εργασία για οργανισμούς οποιουδήποτε μεγέθους και κλάδου. Υπάρχουν πολλές αποχρώσεις που πρέπει να προσέξετε. Εάν τις παραλείψετε, μπορεί να απαιτήσουν περισσότερο χρόνο και επένδυση από όσο χρειάζεται. Συνεπώς μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την πιστοποίησή σας.

Πως η f society μπορεί να σας βοηθήσει στη διαδικασία ανάπτυξης για τα Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης IMS;

Το εξειδικευμένο προσωπικό της f society, είναι πάντοτε μαζί σας σε κάθε βήμα. Μαζί σας θα αναπτύξει και θα εφαρμόσει με απόλυτη επιτυχία ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης, σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Ενημερωθείτε αναλυτικότερα για τις Υπηρεσίες Συμμόρφωσης σύμφωνα με τα Πρότυπα ISO.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να μάθετε περισσότερες λεπτομέρειες.